Profesionální vedení porady
I. Porada jako účinný nástroj každého leadera
Pokud chcete o nějakém manažerovi rychle získat první dojem – názor na
to, jak zvládá svoji práci z hlediska manažerských zručností, tak se jděte
podívat na poradu, kterou řídí. Vedení porady stejně jako koučování hodnotícího
pohovoru nebo krátká prezentace nového projektu skupině posluchačů – to jsou
jasné ukázky dovedností vedoucího pracovníka. Samozřejmě, očekávají se od něj i
jiné zručnosti, na uvedených 3 příkladech ale je vidět úroveň jeho práce s
lidskými zdroji. Těžko nějaký manažer nadchne svůj tým, když nedokáže efektivně
a přitom i kreativně a zábavně odřídit pravidelnou či mimořádně-operativní
poradu.
Důsledky špatně koučované porady
-
nespokojený tým lidí během schůzky (ztráta dobré nálady)
-
nechuť po takové poradě něco tvořit (ztráta kreativity)
-
programovaná otrávenost lidí k příštímu mítinku (ztráta
motivace)
-
zeslabování autority vedoucího pracovníka (ztráta energie a
vztahů)
-
nevyužité finanční zdroje (ztráta peněz)
Příklad
Tento praktický příklad se váže k poslednímu důsledku nedobře vedené
porady. Pokud sečteme čas manažerů a dalších účastníků porady a vynásobíme ho
jejich hodinovou sazbou ceny práce, tak dojdeme k přímé hodnotě takového
mítinku. Nepřímou hodnotu tvoří první čtyři faktory uvedené v předchozích
důsledcích špatně vedených porad. Tato hodnota je převedena následně na
odhadovaný finanční výstup.
Přibližný odhad přímých i nepřímých nákladů porad u organizace se
100 zaměstnanci:
Naučit se tedy dobře koučovat mítink je činnost, která každému
manažerovi přinese velký užitek! Než se ale dostaneme k tomu, jak by měla
profesionálně koučovaná porada vypadat, tak nejdříve definujeme nejčastější chyby, kterých se v praxi předsedové schůzí
dopouštějí:
-
Většina účastníků necítí užitek z mítinku
Dnešní organizace chtějí po svých zaměstnancích poměrně velké
výkony, a pokud tito lidé mají na poradě pocit promarněného času, tak začnou
tyto setkání považovat za zloděje svého času. Zvláště mnohahodinové porady bez
jasných výsledků (nebo striktně vyžadovaná účast některých pracovníků na mnoha
různých typech porad napříč organizací a projekty) jsou vyloženě frustrující
záležitostí.
-
Někteří řečníci mluví příliš dlouho
Dlouhé monology jsou uspávající, protahují celý mítink a často
se pak stává, že několik agresivně mluvících ostatní vůbec nepustí ke slovu.
Jsou prostě lidé, kteří se rádi poslouchají, a pokud jim to předseda porady
umožní, tak jsou schopni mluvit takřka donekonečna. Diskuse je samozřejmě
žádaná, ale měli by mluvit všichni (nebo všichni, kteří mají k tématu co říci)
a k věci a ne do šířky.
-
Opakovaně pozdní příchody účastníků
Pokud se častěji stává, že na plánovaném setkání z 10 účastníků
jich sedí 7 a zbylí 3 jako vždy přijdou o 15 (i více) minut pozdě, tak je to
prvotně chyba předsedy porady. Ten pak musí znovu opakovat úvodní informace, a
tak většina lidí tam vlastně těch prvních 15 minut trávila zbytečně.
-
Nepřipravené složité téma
Na mítinku se začne…
