7.5.2
Náhrada výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce
JUDr. Jan Horecký, Ph.D.
Zákoník práce obsahuje úpravu náhrad výdajů poskytovaných v souvislosti s výkonem práce (část sedmá, ust. § 151 až 190 ZP), z nichž nejpodstatnější jsou náhrady cestovních výdajů, které jsou upravené v části sedmé i náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce. Podle zákoníku práce se cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:
-
pracovní cestě,
-
cestě mimo pravidelné pracoviště,
-
cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
-
přeložení,
-
dočasném přidělení,
-
přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
-
výkonu práce v zahraničí.
Nejčastěji přichází v úvahu poskytování náhrad při pracovních cestách, při nichž podle zákoníku práce přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (stravné), náhrada nutných vedlejších výdajů a náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny.
Pracovní (služební) cestou se rozumí dočasné vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce (v pracovní smlouvě). Pro účely cestovních náhrad se však pracovní (služební) cestou rozumí cesta za prací mimo pravidelné pracoviště zaměstnance (tj. i v rámci místa výkonu práce sjednaného běžně šířeji než jedna obec).
Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel. Je povinen přitom přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Předchozí písemná forma se nevyžaduje, jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná a netrvá-li na ní zaměstnanec. S ohledem na běžný výkon práce a s přihlédnutím na složitost organizace práce a její zjednodušení (např. u obchodních zástupců, popř. servisních zaměstnanců pro určitou širší oblast, např. kraj) může přejít část povinnosti zaměstnavatele určit základní náležitosti pracovní cesty, po dohodě se zaměstnancem, na zaměstnance – ten si vytvoří cestovní příkaz, který zaměstnavatel následně schvaluje.
Schvalování cestovních příkazů, resp. schvalování služebních cest může probíhat prostřednictvím zaměstnavatele nejen ad hoc ale rovněž ex ante, tedy až po skončení služební cesty, popř. v rámci měsíčního vyúčtování a přehledu činností zaměstnance (typicky v případech např. regionálních zaměstnanců poradenských center). Přestože může zaměstnavatel plánování činností a služebních cest přenést na zaměstnance, doporučuje se vytvořit alespoň obecný rámec (pravidla) pro uskutečňování cest (např. určitým časovým, lokálním, popř. početním omezením, od kterého bude třeba vždy zaměstnavatele předem kontaktovat). Za všechny služební cesty (tedy za výkon činnosti souvisejících s prací zaměstnance a ve prospěch zaměstnavatele) zaměstnanci náleží cestovní náhrady, které mu zaměstnavatel nemůže zpětně odebrat, popř. nepřiznat. V každém případě by měl být způsob vysílání na pracovní cestu a řešení cestovních náhrad upraven ve vnitřním předpise zaměstnavatele.
NahoruZahraniční pracovní cesta
Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je v případě zahraniční pracovní cesty doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu z České republiky při letecké dopravě.
Zaměstnavatelé by měli zaměstnance s povinností zaznamenání času přechodu hranic seznámit tak, aby zaměstnanci spolu plnili povinnost zaměstnavatele k evidenci a posuzování částí pracovní cesty právě s ohledem na cestovní náhrady. Pokyn k zaznamenání přechodu hranic, obzvláště, jede-li zaměstnanec osobním dopravním prostředkem, může být jak součástí cestovního příkazu, tak součástí pracovního řádu, který zaměstnavatel vydává a se kterým bude zaměstnanec důsledně seznámen.
Zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, je možné cestovní náhrady poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.
NahoruPodnikatelská vs nepodnikatelská sféra
Zákoník práce obsahuje úpravu cestovních náhrad v některých případech ve dvojím, poněkud odlišném režimu (především co se týče stravného), a to pro:
-
zaměstnance zaměstnavatele, který není státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v podnikatelské sféře),
-
zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v rozpočtové sféře).
Odlišný režim spočívá v zásadě v tom, že:
-
ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady (a jejich minimální výši), které je zaměstnavatel povinen poskytovat, s tím, že zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů (přičemž za cestovní náhrady se považují pouze ty, které jsou poskytnuty v souladu se zákonnou definicí cestovních výdajů), zatímco
-
ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v rozpočtové sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady, které je zaměstnavatel povinen poskytovat, s tím, že zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady ve výši a za podmínek stanovených zákoníkem práce, a jiné nebo vyšší náhrady nesmí zaměstnanci poskytovat.
NahoruStravné
V tomto smyslu jsou odlišně upraveny například základní sazby stravného, kdy u zaměstnavatele v podnikatelské sféře je stanovena pouze minimální výše sazby (140 Kč, 212 Kč, resp. 333 Kč) podle délky trvání pracovní cesty, a vyšší sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele bez jakéhokoliv omezení, zatímco u zaměstnavatele v rozpočtové sféře je stanovena sazba v rozpětí (140 až 166 Kč, 212 Kč až 256 Kč, resp. 333 až 398 Kč) podle délky trvání pracovní cesty a konkrétní sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele pouze v rámci stanoveného rozpětí.
Shodně pro obě skupiny zaměstnavatelů pak platí úprava týkající se oprávnění zaměstnavatele krátit stravné, jestliže je zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře.
Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel vedle stravného (které je nárokové, tj. zaměstnavatel jej zaměstnanci musí poskytnout vždy) jako fakultativní náhradu poskytnout zaměstnanci také kapesné v cizí měně. U zaměstnavatele v podnikatelské sféře může být kapesné stanoveno v jakékoliv výši, u zaměstnavatele v rozpočtové sféře lze poskytnout kapesné až do výše 40 % stravného, které přísluší podle § 170 odst. 3 a § 179 ZP. V případě stravného a kapesného v soukromém sektoru, u kterých může zaměstnavatel rozhodnout o vyšší výměře, je však nutné upozornit na skutečnost, že pouze stravné poskytnuté do zákonného předvídaného maxima je osvobozeno od pojistného. Stravné a kapesné vyplacené nad rámec zákonem předvídaného, byť pro soukromý sektor nezávazného, maxima, již podléhá odvodovým povinnostem (tj. je třeba s ním nakládat stejně, jako s jakoukoliv jinou složkou mzdy – podléhá odvodům pojistného na sociální zabezpečení).
Maximální výše kapesného se nevypočítává z faktického nároku zaměstnance po krácení stravného za poskytnutá jídla, ale z normované výše stravného pro kalendářní den dle délky služební cesty, a to bez ohledu na počet poskytnutých jídel (tj. daňově uznatelná maximální výše kapesného odpovídá 40 % nároku na stravného před krácením).
NahoruNáhrada jízdních výdajů
Pokud jde o náhradu jízdních výdajů, zaměstnanec může použít při pracovní cestě zaměstnavatelem určený hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy a taxislužby. V takovém případě poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů v prokázané výši (tj. oproti předložené jízdence nebo jinému dokladu). V případě, že zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla (s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem), přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek (tedy ve výši, kolik by stála do stejného místa jízdenka určeného dopravního prostředku, např. autobusu, nikoliv v prokázané výši).
Pokud zaměstnanec použije na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo (s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem), přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazby základní náhrady za 1 km činí u osobních silničních motorových vozidel nejméně 5,60 Kč, přičemž zaměstnavatel v podnikatelské sféře může tuto náhradu zvýšit, zatímco zaměstnavatel v rozpočtové sféře poskytuje za splnění výše uvedených podmínek zaměstnanci tuto minimální sazbu.
Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na pracovní cestu (či na cestu mimo pravidelné pracoviště) i na motorce (použít jednostopé vozidlo). V takovém případě bude činit základní sazba náhrady za jeden kilometr 1,50 Kč.
Náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec nepřispívá (tj. pokud zaměstnavatel zaměstnanci k pracovní cestě např. poskytne přenosnou roční jízdenku na vlak, popř. předá denní jízdenku nebo etalon jednotlivých lístků na MHD).
Kromě paušální náhrady 5,60 Kč za kilometr cesty (náhrad opotřebení vozidla) zaměstnanci náleží i náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Náhradu za spotřebované pohonné hmoty zaměstnavatel zjišťuje v případě, kdy zaměstnanci neposkytuje pohonné hmoty přímo, popř. na základě předplacených tankovacích karet apod. (při kratších vzdálenostech může být zaměstnanec vybaven dostatečným množstvím pohonných hmot již při poskytnutí automobilu z "firemních" garáží apod.).
Pokud zaměstnanec hradí pohonné hmoty z vlastních zdrojů, pak má nárok na náhradu ve výši prokázaného objemu spotřebovaných pohonných hmot. Zaměstnanec není bezezbytku povinen doložit cenu načerpaných pohonných hmot dokladem z benzinky. Právní předpisy řeší i situaci, kdy doklad není k dispozici. Výše náhrady se vypočte z průměrné spotřeby automobilu uvedené v technickém průkaze automobilu, z celkové vzdálenosti a z ceny pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty zaměstnanec prokazuje buď dokladem z čerpací stanice, nebo je možné cenu litru pohonné hmoty dovodit z vyhlášky č. 398/2023 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad (pro rok 2024), a to následovně:
výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty činí:
a) 38,20 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,
b) 42,60 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,
c) 38,70 Kč u motorové nafty,
d) 7,70 Kč za kWh u…
