Mgr. Mgr. Radana Burešová
Stejně jako v běžném životě se i v podnikání stále více prosazuje elektronizace. Ideálem je tzv. bezpapírová kancelář, řada podnikatelů však již nyní praktikuje tzv. "paperless“ firmu, v níž jsou (některé) papírové dokumenty (postupně) nahrazovány elektronickými. Nejčastěji se zprvu jedná právě o elektronické faktury, popř. o obchodní korespondenci, a to formou běžného e-mailu, s elektronickým podpisem nebo s elektronickou pečetí či prostřednictvím datové schránky. Příslušné dokumenty následně nejsou tištěny, nýbrž jsou uchovávány pouze elektronicky.
Elektronizace se však dotýká i dalších oblastí podnikání, jako je personalistika či řízení nákupu/prodeje od objednávkových systémů až po organizaci skladu. Stále častěji však dochází i k uzavírání smluv elektronickou formou.
Základními předpoklady pro elektronizaci podnikání nebo některých jeho oblastí jsou ovšem spolehlivé (tj. bezpečné) úložiště dat a dále prostředky osvědčující identitu účastníka elektronické komunikace, které nahrazují podpis jednající osoby na klasických písemnostech.
Prvním krokem k elektronizaci často bývá zřízení datové schránky, která je v praxi využívána zejména pro komunikaci s orgány státní správy.
Datové schránky jsou upraveny v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Datová schránka je úložiště dokumentů sloužící k jejich doručování, které spravuje ministerstvo vnitra prostřednictvím České pošty, s. p.
Tento systém umožňuje bezplatnou komunikaci s orgány státní správy (úřady a soudy) a placené odesílání zpráv uživatelům systému, kteří nejsou orgány veřejné správy.
Datové schránky jsou zřizovány bezplatně, přímo na základě zákona nebo na žádost, a to do tří dnů od podání žádosti, v praxi však většinou okamžitě.
NahoruTypy datových schránek
V komerční sféře mají datové schránky v zásadě dvojí okruh uživatelů. Na jednu stranu se jedná o osoby, kterým je datová schránka zřízena automaticky, většinou ve vazbě na zápis dané osoby do příslušného rejstříku, jako je tomu např. v případě právnických osob (typicky obchodních korporací), advokátů, daňových poradců, znalců, soudních překladatelů a tlumočníků a notářů. K těmto osobám od roku 2023 přibyly i všechny ostatní podnikající fyzické osoby, zejména živnostníci, a nepodnikající právnické osoby (např. SVJ a spolky). Výlučně na základě výslovné žádosti se datové schránky zřizují již jen fyzickým osobám nepodnikatelům.
Ve výsledku tak jedna fyzická osoba může mít i několik datových schránek – jednu či dvě z titulu své profese (pokud je živnostníkem a zároveň vykonává některé svobodné povolání) a další jako fyzická osoba nepodnikatel (soukromou), přičemž je nutno důsledně rozlišovat, v jaké roli danou písemnost zasílá a z jaké datové schránky ji tedy musí odeslat.
Konkrétně se může jednat např. o datovou schránku fyzické osoby, prostřednictvím které lze vyřizovat např. žádost o přídavky na děti, datovou schránku podnikající fyzické osoby, pokud podniká podle živnostenského zákona, jejímž prostřednictvím např. podává daňová přiznání a přehledy OSSZ a zdravotním pojišťovnám za své zaměstnance.
NahoruŽádost o zřízení datové schránky
Datové schránky fyzických osob se zřizují na žádost. Žádost lze podat třemi způsoby:
1. Elektronicky; tuto možnost však mají pouze registrovaní uživatelé portálu eidentita.cz, datová schránka je v tomto případě přístupná okamžitě.
2. Osobně na Czech POINTu (tj. na vybraných pobočkách České pošty, s. p. a obecních úřadech, na pracovištích hospodářské komory, u notářů a na některých zastupitelských úřadech). Přístupové údaje jsou zpravidla ihned předány osobně.
3. Písemně na stanoveném formuláři, který se poté s úředně ověřeným podpisem zasílá na ministerstvo vnitra.
Přístupové údaje (přihlašovací jméno a heslo) do datové schránky jsou určeny pouze osobě, pro kterou byla datová schránka zřízena. U právnických osob jsou těmito osobami statutární orgány. Tyto osoby ale mohou přístupem do datové schránky pověřit další osoby (např. pracovníka sekretariátu, účetní apod.), kterým jsou následně doručeny jejich vlastní přístupové údaje. V případě pověřených osob mohou držitelé datových schránek omezit rozsah jejich přístupu do schránky.
Přihlašovací údaje jsou příslušným osobám zasílány buď poštou do vlastních rukou, nebo do (soukromé) datové schránky fyzické osoby, pokud ji mají zřízenu. V případě, že se o zřízení datové schránky, popř. o nové přístupové údaje žádá osobně na CzechPOINTu, lze zvolit možnost jejich zaslání prostřednictvím tzv. virtuální obálky, tedy prostřednictvím aktivačního linku zaslaného na e-mail žadatele.
Heslo, které bylo držiteli datové schránky zasláno při jejím zřízení, je třeba při prvním přihlášení do schránky změnit.
Obecně je přihlašování pomocí jména a hesla považováno za nejméně bezpečné,…
