1101
Automobil v podnikání, cestovní náhrady
Ing. Martin Děrgel, Jaroslava Pfeilerová
NahoruÚvodem
Podnikat bez automobilu lze snad pouze ve zcela specifických případech tvůrčí (intelektuální) činnosti, kdy není zapotřebí přepravovat lidi ani věci z místa na místo. Zpravidla se ale podnikatel bez automobilu neobejde, a to ať už jde o drobného živnostníka bez zaměstnanců nebo akciovou společnost s tisíci zaměstnanci.
Nebudeme se přitom zabývat právními otázkami, které zde nejsou obvykle nijak komplikované, ale zaměříme se opět na základy účetní a daňové problematiky, jež si přiblížíme na příkladech. Nejprve si shrneme nejčastější způsoby pořízení automobilů, z nichž si dále podrobněji probereme pouze pro praxi nejdůležitější koupi a pořízení formou tzv. finančního leasingu, jehož daňové posouzení je poměrně náročné.
Následně se blíže podíváme na daňové možnosti a podmínky cestovních náhrad zaměstnanců i samotných podnikatelů (OSVČ). Nejsložitější pravidla přitom platí pro náhradu jízdních a stravovacích výloh.
NahoruPořízení automobilu
Pokud podnikatel potřebuje ke své činnosti automobil, obvykle zvažuje 5 základních forem pořízení:
- Okamžitá koupě:
-
Výhodou je, že se podnikatel neplatí žádné úroky, stává prakticky ihned vlastníkem majetku a tedy jediným pánem, což usnadňuje další nakládání s tímto majetkem (technické zhodnocení, zastavení za úvěr, prodej atp.).
-
Nevýhodou je nárazová potřeba značné sumy peněz, kterou není zrovna efektivní za tímto účelem delší čas držet ve firmě, protože je takto dočasně umrtvena a nepřispívá k tvorbě přidané hodnoty. V roce pořízení automobilu je nevýhodou také skutečnost, že i když byla uhrazena celá kupní cena, lze daňově uplatnit pouze část vynaložených výdajů prostřednictvím daňového odpisu. Náklady tak budou daňově uplatněny postupně během pěti let.
- Koupě na splátky:
-
Proti předešlé variantě je výhodou rozložení peněžní potřeby do delšího splátkového období, takže pořizovaný majetek si může zčásti vydělat na své splátky (např. jde-li o nákladní auto či kamion).
-
Prvotní nevýhodou je, že ne každý prodávající na splátkový režim přistoupí. A když, tak požaduje často tzv. výhradu vlastnictví, tedy smluvní doložku, že k převodu vlastnictví dojde až splacením kupní ceny, což komplikuje dispozice s majetkem a omezuje jeho daňové odpisování.
- Krytí kupní ceny úvěrem:
-
Jde prakticky opět o okamžitou koupi majetku ad 1) s tím, že kupní cenu za kupujícího uhradí třetí subjekt (obvykle banka) z poskytnutého úvěru, variantně může úvěr poskytnout přímo prodávající.
-
Výhody jsou nasnadě – kupující se ihned stává vlastníkem (pánem) majetku a navíc k tomu využil cizí prostředky, jejichž vracení (splácení) je rozloženo do relativně malých částek po dlouhý čas, takže provoz automobilu přispívá na jejich úhradu významně více než u splátek kupní ceny ad 2).
-
Nevýhodou je jisté zdražení úplných pořizovacích nákladů o úroky z úvěru a související poplatky, navíc úvěrující subjekt bude zajisté vyžadovat nějakou formu záruk za splnění dluhu podnikatele.
- Operativní nájem alias operativní leasing:
-
Podnikatel usoudil, že se mu nevyplatí vozidlo kupovat, například proto, že jej bude využívat jen po omezenou dobu nebo pouze u malého počtu zakázek apod. Proto se domluví s vlastníkem věci na jejím dočasném využívání formou nájmu za sjednanou pravidelně placenou úplatu (nájemné). Výhodou je také možnost využívat automobil (třeba i luxusnější) bez nutnosti uhradit vysoké vstupní náklady.
-
Výhodou je, že nájemné je již bohatě kryto z provozních výnosů daného vozidla, podnikatel jej může začít ihned využívat, přičemž se nezadlužuje, což vylepšuje jeho hospodářské ukazatele.
-
Nevýhodou je, že pro řadu požadovaných druhů a typů vozidel bývá problematické či nemožné nalézt pronajímatele, ten totiž značně riskuje, neboť mu posléze zůstane zastaralý a opotřebený vůz. Vozidlo se po ukončení nájmu nestane majetkem podnikatele a po dobu nájmu může být podnikatel omezen podmínkami pronajímatele.
- Finanční nájem alias finanční leasing:
-
Z ekonomického hlediska jde o něco mezi krytím kupní ceny z úvěru a operativním leasingem, od obou se ale současně odlišuje. Podstatou je, že po prvotní poměrně dlouhou dobu "nájmu" není placeno pouze obvyklé "nájemné" za užívání věci ale také poměrná část její pořizovací ceny, proto po skončení "nájmu" se může majetek převést (prodat) již za poměrně nízkou zbytkovou cenu.
-
Zde se prolínají spíše výhody obou předchozích variant (ad 3 a 4), přičemž je daleko snazší nalézt poskytovatele leasingu, který by do takovéhoto kontraktu šel; často jde přímo o prodejce vozidla. Nevýhodou může být skutečnost, že po dobu trvání smlouvy o finančním leasingu je majitelem vozidla leasingová společnost (podnikatel vozidlo odkoupí až po skončení nájmu). Pokud po dobu trvání smlouvy o finančním leasingu dojde ke krádeži vozidla nebo k jeho likvidaci v důsledku havárie, pojišťovna se "vyrovnává" s leasingovou společností.
Finanční leasing auta, které leasingová firma koupila pro uživatele (nájemce) za 100 a poskytuje mu jej za celkovou úplatu 120. Kvůli omezení počátečního rizika, že uživatel nebude solidním partnerem, byla sjednána první vyšší splátka 30 a dalších 6 rovnoměrných á 15 jednotek. Načež bude auto uživateli prodána již jen za 5.
NahoruVarianty a další možnosti
Těchto pět nejčastějších způsobů pořízení, resp. užívání se v praxi vyskytuje v celé řadě variant, např.: podnájem, finanční leasing nebo úvěr poskytnutý přímo prodejcem dané věci, zpětný leasing (vlastník věc nejprve prodá leasingové společnosti, od níž si jí ale ihned převezme formou finančního leasingu – účelem je získání peněžní hotovosti), nájem s opcí (právem) odkupu najaté věci, finanční leasing s akontací (zálohou na kupní, resp. prodejní cenu), konsorciální leasing (leasingová společnost financuje nákup věci jen zčásti, o zbytek se postarají jiní investoři, zejména banky), sub-leasing (uživatel je současně v roli poskytovatele leasingu) atd.
Samozřejmě, tímto možné (legální) způsoby nabytí práva vlastnického, případně jen užívacího nekončí:
- Další možnosti nabytí vlastnického práva:
-
v případě obchodní korporace nepeněžitý vklad od společníka,
-
vydražení v soukromé nebo veřejné dražbě,
-
koupě obchodního závodu (nebo jeho části), jehož součástí je předmětná věc,
-
vklad tichého společníka,
-
směna (např. když získáme auto od jiné firmy výměnou za náš soustruh),
-
vytvoření vlastní činností (což se ale v případě vozidel týká jen malého okruhu výrobců),
-
darování,
-
zdědění (i právnická osoba může být dědicem, a to z principu pouze z titulu závěti).
- Další možnosti nabytí pouze užívacího (požívacího) práva:
-
pacht, podle § 2332 NOZ umožňuje věc nejen užívat ale také požívat (brát z ní užitky),
-
výprosa, bezplatné dočasné přenechání věci k užívání na dobu neurčitou (§ 2189 NOZ),
-
výpůjčka, bezplatné dočasné přenechání věci k užívání na dobu určitou (§ 2193 NOZ),
-
pacht obchodního závodu nebo jeho části, jehož součástí je i předmětná věc.
Ekonomické srovnání způsobů pořízení majetku
Podnikatel potřebuje ke své činnosti nákladní automobil v pořizovací ceně 5 milionů Kč. Tento majetek se daňově odpisuje 5 let a investiční úvěr na tuto dobu lze pořídit např. za úrok 10 % p.a. Firma zvažuje vhodný způsob pořízení, přičemž v hotovosti a v rychle zpeněžitelném majetku má k dispozici jen 2 miliony Kč.
Padá tedy možnost okamžité koupě nákladního auta. Prodejce je sice svolný i ke splátkování kupní ceny, ale maximálně po dobu 1 rok, což by vyžadovalo zajištění peněžního toku cca 500.000 Kč měsíčně. Firma přitom předběžně kalkuluje finanční přínos zamýšleného nákladního vozidla ve výši cca 100.000 Kč měsíčně. Takže i při zvýhodněném ročním splátkování kupní ceny by bylo nutno shánět cca 400.000 Kč měsíčně na dokrývání dílčích splátek kupní ceny. Problémem, který by přitom dále nepřímo zvyšoval finanční zátěž, je pochopitelný požadavek prodejce, aby k převodu vlastnictví došlo až po splacení kupní ceny (tzv. výhrada vlastnictví), takže by kupující mohl auto začít daňově odpisovat až poté, což současně znamená vyšší daň z příjmů v době splátek kupní ceny.
Další možností je pětiletý investiční úvěr od banky. Při desetiprocentním úroku je nutno počítat s tím, že v prvním roce bude třeba bance uhradit 1 milion Kč jistiny a cca 500.000 Kč na úrocích. Což zhruba odpovídá finanční náročnosti 125.000 Kč měsíčně. Pokud by tedy provozování nákladního automobilu vynášelo cca 100.000 Kč měsíčně, tak by postačovalo již jen relativně malé dokrývání úvěrových splátek, což by mělo být bez větších potíží realizovatelné z běžných provozních prostředků. Kladem dále je, že vozidlo lze ihned začít daňově odpisovat, a to i v situaci, když by pro posílení záruk úvěrující banky byl sjednán tzv. zajišťovací převod práva, jimž by se na po dobu splácení úvěru vlastnická práva převedla na banku, pokud by se současně sjednala protisměrná výpůjčka.
Jak bylo předesláno, operativní leasing - u tak nákladného a zubu času podléhajícího majetku jako nákladní automobil – je problematický tím, že se jen obtížně shání pronajímatel daného majetku. Dejme tomu, že by se ale nějaký takový dobrodruh našel. S jakou kalkulací půjde do jednání s naším podnikatelem? Podle odborného posudku např. vychází z toho, že technická životnost a reálná využitelnost nákladního auta bude 8 let. Takže za tuto dobu se mu musí v nájemném vrátit nejen pořizovací cena (5 milionů Kč) ale také přiměřený zisk pokrývající nemalé podnikatelské riziko, činící dejme tomu opět například 10 % ročně z pořizovací ceny majetku. Suma sumárum by proto měsíční nájemné mělo být minimálně = 5 mil / 8 let / 12 měsíců + 500.000 / 12 měsíců = 94.000 Kč. Z pohledu nájemce by se tedy při tomto způsobu pořízení nákladní automobil provozní činností již prakticky zcela sám profinancoval. Ovšem po uplynutí pětiletého období nájmu by dotyčný podnikatel (nájemce) neměl ani předmětný automobil ani záruku prodloužení nájemní smlouvy (za nezměněných podmínek), byl by tedy ve značně nejisté situaci. A navíc by provozem automobilu nájemce nezískal skoro žádný výnos sám pro sebe, protože by téměř celý zisk z předpokládaných 100.000 Kč pouze převáděl pronajímateli (vlastníkovi) vozu.
Poslední základní variantou je finanční leasing. Protože zde je právní pozice pronajímatele značně silnější, je zpravidla více potenciálních poskytovatelů (pronajímatelů) z řad tzv. leasingových společností. Také v tomto případě zajisté pronajímatel nechce přijít zkrátka, a tak za dobu nájmu (5 let) musí být ve splátkách uhrazena nejen celá pořizovací cena (5 milionů Kč), ale i určitá obchodní přirážka (zisk), např. opět 10 % ročně z pořizovací ceny. Celková hodnota leasingu tak stoupla na 7,5 milionů Kč, z nichž např. 20 % (1,5 milionu Kč) bude třeba uhradit v rámci první zvýšené splátky, což podle zadání nájemce ufinancuje ze svých prostředků. Zbývajících 59 měsíčních splátek bude cca 100.000 Kč, což pokryjí provozní zisky z používání vozidla. Po skončení doby leasingu dojde k prodeji vozidla nájemci např. už jen za 10.000 Kč a stane se tak jeho majitelem.
NahoruKoupě automobilu
Jde o nejčastější způsob pořízení firemního vozidla. Bez účetních a daňových těžkostí je okamžitá koupě tzv. za hotové, případně s úhradou z bankovního účtu. Pouze je třeba uhlídat, aby jak účetní, tak daňové ocenění vozidla bylo na úrovni celkové pořizovací ceny, tedy ceny, za kterou byl majetek skutečně pořízen a nákladů souvisejících s jeho pořízením (což jsou např. nejrůznější provize, platby právníkům za sepsání smlouvy, poplatky za registraci vozidla, související cestovné, dopravné, případně clo apod.).
V případě koupě vozidla na úvěr kupujícímu prakticky dluh (závazek) z titulu kupní ceny nahradí nově dluh z titulu úvěru (jistina + sjednané úroky). Takto pořízené vozidlo lze ihned zatřídit do majetku a začít účetně i daňově odpisovat ze sjednané kupní (pořizovací) ceny, postupně placené úroky budou provozními náklady.
Opatrnost je namístě při využití tzv. koupě vozidla na protiúčet, kdy kupující uhrazuje prodejci část kupní ceny sjednanou hodnotou svého ojetého auta. Jedná se fakticky o smíšenou smlouvu – zčásti směnnou a ze zbývající části kupní. Každá ze smluvních stran je považována ohledně věci, kterou směnou dává za prodávajícího, a ohledně věci, kterou směnou nabývá za kupujícího. Podstatné je, aby kupující účetně i daňově ocenil takto pořizované vozidlo v jeho plné pořizovací (kupní) ceně a ne pouze v částce, kterou prodejci doplácí nad protihodnotu svého auta předávaného ke směně.
Koupě vozidla na protiúčet
Obchodní společnost má tři roky starý osobní automobil Fabia, a tak se rozhodla koupit si nový automobil Octavia v prodejní ceně 500 000 Kč. S prodejcem těchto vozů se firma dohodla, že část kupní ceny uhradí ojetou Fabií, u níž se smluvní strany dohodly na směnné hodnotě 100 000 Kč. V rámci vyhlášené reklamní akce navíc prodejce poskytoval u vybrané Octavie slevu 50 000 Kč. Takže doplatek byl jen 350 000 Kč.
S pořízením vozidla neměl kupující žádné vedlejší pořizovací náklady a vozidlo bylo způsobilé k užívání ihned dnem převzetí, tak jej také kupující již tímto dnem zařadil do svého majetku jako DHM. Směňovanou Fabii firma před třemi lety koupila za 300 000 Kč a v době směny byla její účetní zůstatková cena 60 000 Kč.
Nově kupovaná Octavie musí být u kupujícího účetně i daňově oceněna celkovou pořizovací (kupní) cenou po přiznané slevě prodejce, tedy částkou 450 000 Kč, třebaže bude prodejci platit pouze 350 000 Kč. Současně musí firma vykázat příjem 100 000 Kč z prodeje ojeté Fabie jako zdanitelný výnos a daňovou zůstatkovou cenu jako náklad.
Od roku 2024 jsou u osobních automobilů kategorie M1 daňově limitovány odpisy úhrnnou částkou 2 miliony Kč. Přičemž v průběhu odpisování se poměrně složitě uznává za daňový výdaj standardně vypočtená částka ročního (měsíčního) odpisu pouze v poměrné výši ve vztahu ke zmíněnému limitu, jak stanovuje zejména § 30e ZDP. Neregulovaná výjimka se týká vozidel sanitních, pohřebních nebo využívaných k provozování silniční motorové dopravy na základě koncese, ani vozidel poskytovaných jako předmět finančního leasingu (pokud ovšem není předčasně ukončen). Aby to bylo zamotanější, dopadá nová daňová regulace rovněž na případné technické zhodnocení těchto "luxusních" vozidel, a o neuznanou část odpisů vozidla není možné snížit zdanitelné příjmy při jeho prodeji. Kupodivu se tato limitace vztahuje také na obecně žádoucí "bezemisní vozidla", u nichž jsou možné mimořádné odpisy.
Příklad – Daňová limitace odpisů osobních aut přes 2 miliony Kč
ABC, s.r.o. v květnu 2024 koupila pro pracovní cesty luxusní limuzínu za 4 miliony Kč (vstupní cena, která se nemění ani nelimituje)."Úhrn výdajů vynaložených na vozidlo kategorie M1" (nejde o nelimitovanou výjimku) – což je vstupní cena – přesáhl limitní "částku omezení výdajů..." 2 miliony Kč. Takže daňově uznány nebudou plné roční odpisy tohoto hmotného majetku vypočtené, ale jen v poměrné výši. Přičemž krátící poměr se rovná podílu "limitu výdajů..." a "úhrnu výdajů...", lidštěji jde o podíl 2 milionů a vstupní ceny 4 miliony. Což vychází 0,5. Protože je to méně než 1, bude tímto poměrem poplatník násobit a tedy krátit vypočtené odpisy...
ABC může do daňových výdajů v jednotlivých letech (zdaňovacích obdobích) – při splnění standardních pravidel - zahrnout jen krácené alias poměrné částky odpisů. Ze vstupní ceny 4 miliony Kč proto uplatní nejvýše polovinu. Všimněte si, že ačkoli do výdajů poplatník mohl zahrnovat jen poměrné části vypočtených odpisů (v úhrnu do limitních 2 milionů), tak zůstatkovou cenu snižovaly plné částky vypočtených odpisů. Proto s koncem roku 2028 spadla zůstatková cena ze 4 milionů na nulu, třebaže jako daňový výdaj byla uznána polovina odpisů.
Pokud je sjednána úhrada kupní ceny vozidla ve splátkách, tedy v jistém časovém intervalu po prodeji, pak záleží na vzájemné dohodě smluvních stran, jestli dojde k převodu vlastnických práv ihned dnem předání vozidla (kdy se prakticky jedná o obdobu koupě za hotové, pouze s odloženou, resp. v čase rozloženou úhradou ceny) anebo až po splacení celé kupní ceny (tzv. výhrada vlastnictví, která chrání prodávajícího, protože účinně zajišťuje jeho pohledávku vůči kupujícímu).
Technické zhodnocení provedené podnájemcem
S účinností od 1. 7. 2017 může technické zhodnocení odepisovat podnájemce. Pokud tedy podnájemce uhradí technické zhodnocení na podnajatém majetku, může toto technické zhodnocení daňově odepisovat. V tomto případě je trochu komplikovanější postup při udělení souhlasu s technickým zhodnocením. Podnájemce musí mít písemný souhlas od nájemce, který musí mít souhlas pronajímatele automobilu (nájemce nemůže dát…
